Das digitale Archiv – Ordnung schaffen und Prozesse optimieren
In vielen Unternehmen stapeln sich Papierbergen, Rechnungen, Lieferscheine und Verträge in verstaubten Ordnern. Dokumente sind schwer auffindbar, wichtige E‑Mails hängen in privaten Postfächern und wenn ein Mitarbeiter ausfällt, gerät das ganze Archiv ins Wanken. Das kostet Zeit, Nerven und birgt rechtliche Risiken.
Mit unserer modernen Archivlösung auf Basis von Starke‑DMS digitalisieren Sie alle wichtigen Dokumente, revisionssicher, effizient und jederzeit verfügbar. Egal ob Rechnungen, E‑Mails, Verträge oder QM‑Dokumente, alles landet zentral an einem Ort und ist sofort auffindbar.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Rechtskonform und sicher
Starke-DMS bietet DSGVO-konforme Ablagestrukturen und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung, einschließlich GoBD und IDW PS 880. Die Lösung ist durch den TÜV zertifiziert und trägt das BITMi-Gütesiegel.
Einfache Integration in bestehende Systeme
Starke-DMS lässt sich nahtlos in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur einbinden. Ob ERP-System, Buchhaltung, CRM oder Dateiserver – durch offene Schnittstellen und flexible Anbindungsmöglichkeiten integrieren Sie das Archiv dort, wo Sie es brauchen. So arbeiten Ihre bestehenden Prozesse digital weiter, ohne dass Sie alles neu denken müssen.
modular und skalierbar
Sie nutzen nur die Funktionen, die Sie wirklich brauchen. Ob digitales Belegarchiv, E-Mail-Archivierung oder komplette digitale Aktenführung, alles lässt sich individuell anpassen und erweitern.
automatische belegerkennung
Dank integrierter OCR-Technologie werden Dokumente automatisch erkannt, verschlagwortet und revisionssicher im Archiv abgelegt. Das reduziert manuellen Aufwand und sorgt für schnellere Prozesse.
integrierte e-mail und Vertragsverwaltung
E-Mails werden direkt aus dem E-Mail-Server oder per Outlook-Add-In automatisch archiviert. Das integrierte Vertragsmanagement übernimmt Fristenkontrolle, Erinnerungen und unterstützt durch transparente Workflows.
Cloudfähig und mobil nutzbar
Das digitale Archiv ist jederzeit verfügbar, ob im Büro, im Homeoffice oder mobil. Mit dem WebViewer und der mobilen Unterstützung für Smartphone und Tablet greifen Sie standortunabhängig auf Ihre Daten zu.
Warum brauchen Sie ein DMS?
Verpflichtung zur E-Rechnung ab 2025!
Der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ist ohne vorherige Zustimmung bereits ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen.
Im Gegensatz zu früher ist für die Ausstellung der „neuen“ E-Rechnung keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr notwendig. Diese Zustimmung ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Anforderungen entsprechen (wie z.B. PDF-Dateien), oder in Situationen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (wie bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).
Beachten Sie: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) ist deren Zustimmung weiterhin eine Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.
Weiterhin ist das Versenden der E-Rechnung ab 01.01.2025 für alle Unternehmen zulässig. Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung und gilt als „sonstige Rechnung“, die spätestens ab 2028 nicht mehr zulässig ist.
Was sind gängige Formate?
– XRechnung
– ZUGFeRD (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei)
